Гарантією успішної роботи суду є професіоналізм та ефективність діяльності працівників установи. При цьому для якісного обслуговування учасників судового процесу та відвідувачів суду автентичні методи обробки інформації себе не зовсім виправдовують.

На нашу думку, усім прогресивним судам необхідно мати доступ до сучасних інформаційних ресурсів, щоб скоротити затрати часу на виконання поставлених завдань, пов’язаних з наданням судово-адміністративних послуг громадянам.

Електронний документообіг – високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи судової системи.

У грудні 2017 Кодекс адміністративного судочинства України зазнав суттєвих змін, якими передбачено запровадження електронного судочинства.  Його функціонування в Україні має забезпечити Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система (далі – ЄСІТС).

Дослідна експлуатація ЄСІТС розпочинається з 01.03.2019 у складі таких підсистем:

• єдиний контакт-центр судової влади України;
• єдина підсистема управління фінансово-господарськими процесами;
• офіційна електронна адреса (Електронний кабінет);
• офіційний веб-портал «Судова влада України»;
• єдиний державний реєстр судових рішень;
• підсистема «Електронний суд»;
• модуль «Автоматизований розподіл»;
• модуль «Судова статистика».

З початку 2019 року ці підсистеми та модулі ЄСІТС функціонують у тестовому режимі.

Проведення тестування Електронного суду передбачає функціонування програмного продукту в реальних умовах експлуатації та навантаження, із залученням усіх користувачів, які зареєструють офіційні електронні адреси в ЄСІТС у добровільному порядку.

Варто зауважити, що система дає можливість здійснювати:

• реєстрацію документів, справ, матеріалів тощоу день надходження, ведення всього діловодства, контроль руху усіх документів;
• автоматичне визначення складу суду, а за необхідності – обрання присяжних для розгляду справи з урахуванням спеціалізації суддів та їхньої завантаженості;
• обмін документами (надавати та отримувати) між судом та учасниками процесу, які зареєстровані у системі, ознайомлення з матеріалами судових справ в електронній формі;
• участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції;
• фіксацію судового процесу в аудіо- та відео-форматі та забезпечення його трансляції;
• розгляд та зберігання судових справ в електронній формі.

Важливим є те, що суд проводитиме розгляд справи за матеріалами судової справи в електронній формі. Процесуальні та інші документи і докази у паперовій формі не пізніше трьох днів з дня їхнього надходження до суду переводяться в електронну форму та долучаються до матеріалів електронної судової справи. При цьому справи, розгляд яких розпочато та не закінчено за матеріалами в паперовій формі до початку функціонування ЄСІТС, розглядатимуться за матеріалами у паперовій формі. Однак за наявності технічної можливості суд може розглянути таку справу в електронній формі.

Учасники справи, які зареєстрували офіційні електронні адреси в ЄСІТС вже не можуть отримувати від суду документи у справах (окрім судових рішень) в паперовій формі, а також знайомитися з матеріалами таких справ (та здійснювати інші процесуальні дії) в іншій формі, ніж електронна.

Запровадження ЄСІТС є реакцією на виклики технічного прогресу, яка має на меті спростити та здешевити доступ до правосуддя. Вона не просто розширить кількість сервісів, а й об’єднає в одну систему суди, Державну судову адміністрацію України, Вищу раду правосуддя, Вищу кваліфікаційну комісію суддів з можливістю автоматизованої взаємодії з іншими державними ресурсами.

Після початку роботи системи громадяни отримають зовсім новий рівень сервісу. Адже для звернення до суду достатньо буде заповнити відповідні форми та підписати позов електронним цифровим підписом.Автоматизований розподіл здійснюватиметься модулем автоматизованого розподілу, а для ознайомлення з матеріалами справи та іншою інформацією про її рух достатньо буде відкрити особистий кабінет. Взяти участь у засіданні можна буде з будь-якого зручного місця, яке обладнане належним чином.

Важливим є і те, що ЄСІТС надає можливість постійного доступу до всіх матеріалів справи, (а не лише судових рішень),скорочує час на пересилання документів, що сприяє відсутності затримок, пов’язаних з пересиланням справи між судами різних інстанцій, дозволяє брати участь в режимі відеоконференції без відвідування суду, автоматично направляє накази до Єдиного державного реєстру виконавчих документів.

Таким чином, у ЄСІТС позовна заява обов’язково  повинна містити відомі номери засобів зв’язку, офіційної електронної адреси та адреси електронної пошти.

Позовні заяви та інші документи, що подаються до суду, підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиній судовій інформаційно-телекомунікаційній системі в день надходження документів. Необхідність пересилання справи між судами різних інстанцій взагалі зникає. Забезпечується обмін документами в електронній формі між судами, між судом та учасниками судового процесу, між самими учасниками судового процесу, а також фіксування судового процесу і участь учасників судового процесу у судовому засіданні в режимі відеоконференції. Суд направляє судові рішення, судові повістки, судові повістки-повідомлення та інші процесуальні документи учасникам судового процесу на їхні офіційні електронні адреси.

Особам, які зареєстрували офіційні електронні адреси в ЄСІТС, суд надсилає будь-які документи у справах, у яких такі особи беруть участь, винятково в електронній формі шляхом направлення їх на офіційні електронні адреси. Реєстрація в ЄСІТС не позбавляє права на подання документів до суду у паперовій формі.

Суд проводить розгляд справи за матеріалами судової справи в електронній формі. Процесуальні та інші документи і докази у паперовій формі не пізніше трьох днів з дня надходження їх до суду переводяться в електронну форму та долучаються до матеріалів електронної судової справи.

Подані до відповідного органу паперові документи зберігаються у додатку до електронної справи. Документи і докази в паперовій формі зберігаються в додатку до справи в суді першої інстанції та за потреби можуть бути оглянуті учасниками справи чи судом першої інстанції або витребувані судом апеляційної чи касаційної інстанції після надходження до них відповідної апеляційної чи касаційної скарги.

Спільне використання систем електронного документообігу та паперових носіїв дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, здійснювати необхідний аналіз та швидко готувати статистичні звіти.

Тож системи електронного діловодства і документообігу сприяють створенню нової організаційної культури в судових органах, роблячи роботу працівників апарату суду більш ефективною, цікавою і значимою.

Наразі розпочинається експлуатація підсистеми «Електронний суд» в тестовому режимі.

Для отримання доступу до сервісу «Електронний суд» необхідно здійснити реєстрацію Офіційної електронної адреси (Електронного кабінету). Реєстрація та подальша автентифікація користувачів здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису користувача.

Також доступна відео-інструкція про те, як скористатися електронним кабінетом.

А поки ЄСІТС ще тестується у 7ААС вже скануються та додаються до комп’ютерної програми «Діловодство спеціалізованого суду» усі вихідні листи, рішення Зборів суддів та накази, що дозволяє оперативно знайти документ, не витрачаючи при цьому час

Важливою перевагою використання електронного документообігу є оперативність у роботі з документами та надійність зберігання, тобто всі відскановані документи з часом не псуються, а їхні користувальницькі якості не погіршуються, і вони можуть зберігатися практично вічно.

Варто зауважити, що запровадження електронного документообігу та ЄСІТС в цілому є важливим етапом у формуванні сучасного та ефективного судочинства.

За інформацією наданою відділом
надання інформаційних послуг,
руху адміністративних справ
та діловодства суду 7ААС